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Hallo,
ich bin neu hier in diesem Forum und hätte ein paar Fragen zu einem Open Air Festival, dass ich derzeit organisiere.
Wir erwarten ca. 50.000 Zuschauer auf dem Eurospeedway, Lausitz.
Wir wollen dort einen metalmarkt anbieten, etc.
Meine Frage nun:

Was kann man so an Standmiete verlangen bei so einem Festival?
Was kann man von Sponsoren verlangen?
Wir bieten verschiedene Module an, das Festival wird bundesweit beworben.

Willkommen im Forum. Ihr erwartet 50000 Besucher und du fragst hier nach der möglichen Standgeldmiete und der Höhe von Sponsorengeldern?

Verwirrte Grüße
Armin

ja,
man muss ja kalkulieren. das eintrittsgeld kommt ja später. man muss ja einiges vorstrecken. wir reden hier von kosten im 7-stelligen bereich

Die Frage muß sein: Was wollen und können die Sponsoren investieren und welche Leistungen dürfen sie dafür von euch erwarten.
Es gibt spezielle Dienstleister, die zwischen Veranstalter und Sponsor vermitteln.

Ich will jetzt nichts unterstellen, aber man erlebt immer wieder, dass sich Personen als Veranstalter versuchen, die so etwas noch nie gemacht haben, und sich dabei gründlich verheben. Im günstigsten Fall ist der Veranstalter hinterher pleite und etliche Zulieferer bleiben auf ihren Rechnungen sitzen, wenn da jemand nicht weiß, was er tut, kann das auch schnell in Sicherheitsdingen kritisch werden, bei Personenschäden hört dann der Spaß wirklich auf.

Wie gesagt, ich will nichts unterstellen, vielleicht ist die Frage auch einfach nur unüberlegt formuliert, aber man Gefühl sagt mir, dass wir hier wieder so einen Fall vorliegen haben.



Grundsätzlich gilt als Fausregel: Wenn man als verantwortlicher Veranstalter etwas erfolgreich durchgeführt hat, kann man sich anschließend an etwas dreimal so großem versuchen. Habe ich also ein Party für 200 Leute erfolgreich organisiert, dann kann ich mich jetzt an etwa 600 Personen rantrauen.

Bei einer Veranstaltung für 50000 Pax würde das heißen, dass man schon mal mindestens 15.000 Personen verantwortet hat.

Für den Fall, dass man in einer Größe wirklich Routine hat, dann kann man auch mal über eine Verfünffachung nachdenken. Will heißen: Wer schon ein Dutzend Veranstaltungen in der Liga 10.000 Personen gemacht hat, und im Großen und Ganzen hat alles funktioniert, dem kann man auch den Sprung auf 50.000 zutrauen.



In beiden Fällen stellt sich dann aber die Frage nach Kostenbeteiligung von Sponsoren und Händlern nicht mehr: Die Zahlen kennt man und rechnet sie auf die andere Größe entsprechend hoch. Deshalb haben ich und wohl auch Armin den Verdacht, dass da jemand sich einen zu großen Sprung zutraut - und das geht im Regelfall gründlich schief.

Ich habe bereits als Konzertveranstalter gearbeitet.
Ihr habt recht, wenn ihr vermutet, dass ich so etwas großes bisher noch nicht gestemmt habe.
Ich habe bisher einige Konzertreihen erfolgreich organisiert und einige Einzel-Konzerte mit. ca. 1500 - 2000 Zuschauern.
Die Location für dieses Festival ist bereits genauso sicher wie die ersten Bands.
Ich habe mit meinen Partnern lange und gründlich darüber nachgedacht und alle Eventualitäten eingeplant.
Die Prognosen sehen im Großen und Ganzen sehr gut aus.
Nur bin ich natürlich trotzdem über weitere Ratschläge und Tipps dankbar.

Halte ich für unwahrscheinlich, eigentlich für ausgeschlossen.

Wir können ja mal die Probe auf's Exempel machen, bei zwei Themen, bei denen ich mich selbst halbwegs auskenne:

- Metal hört sich nach laut an. Welche Vorkehrungen sind denn bezüglich der Lautstärke getroffen worden?

- OpenAir ist ja draußen. Welche Vorkerungen sind denn bezüglich möglicher Wettervorkommnisse getroffen worden?





Wer hat prognostiziert, und welche Erfahrung hatte derjenige?

Und gerade die Wettersituation hat diesem Sommer schon einige Überraschungen beschert.

Anderes Thema: Eine VA mit 2000 Besuchern ist sehr übersichtlich, was die benötigte Strom- und Wasserinfrastruktur (!) angeht.
50000, womöglich mit Zeltplatz, stellen da andere Anforderungen.
Wobei bei dieser Location davon auszugehen ist, daß (Stamm-) Dienstleister mit entsprechender Erfahrung und Ortskenntnis verfügbar sind.

50000 Gäste auf den Lausitzring ????
Wer macht den bei der Veranstaltung die Security ???

Wir haben bereits Eventmarketing für kleinere Stadtfeste veranstaltet. Es gab hier eine Einnahme-Ausgabe Rg und wir haben zumind einen Gewinn für die Werbegemeinschaft der Kaufleute erwirtschaftet.

Übliche Sponsoren wie Brauereien geben sicherlich gern Geld, verlangen dann auch, Ihre Biere dort auszuschenken. Wenn das Stadion bzw. der L-Ring bereits gebunden ist an Catering sowie Getränkelieferanten, sieht es schlecht aus

Energy Drinks, Eis-Hersteller mit Bungee Trampolin hatten wir schon vor Ort.

Schausteller sowie andere Caterer je nach Anzahl zahlen dort sicherlich 4-stellige Beträge, da auch mit 1000 Besuchern und Umsätzen pro Stand zu rechnen ist. Kommt darauf an, ob diese auch zusagen. Für das kleinere Stadtfest dauert die Planung schon 1 Jahr.

Ich würde sagen, das ist eine Nr. zu groß für Dich wie Admin schon sagte und Du solche Fragen stellst

Und, wie sieht´s aus?

Wie geht´s dem Open Air?